PROSEDUR PENGGUNAAN MESIN PEMISAH

PROSEDUR PENGGUNAAN MESIN PEMISAH

Mesin pembuka surat (letter opener)

Mesin pembuka surat merupakan peralatan kantor  yang digunakan untuk membuka amplop surat. Ada dua macam mesin pembuka surat yaitu mesin membuka surat elektrik, yaitu mesin pembuka surat yang digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik dan mesin pembuka surat elektronik, yaitu mesin pembuka surat yang digerakkan dengan menggunakan tenaga baterai. 

Secara umum bagian-bagian mesin pembuka surat baik mesin pembuka surat elektrik maupun elektronik adalah sebagai berikut :

1. Papan Sampul, memiliki fungsi yaitu untuk meletakkan sampul surat yang akan dibuka 
2. Lubang Pemotong, memiliki fungsi untuk memasukkan bagian pinggir dari sampul surat yang akan dipotong.
3. Roda Pemotong, memiliki fungsi untuk menuntun masukknya bagian pinggir sampul surat.
4. Kait Penggerak Roda Pemotong, memiliki fungsi untuk menggerakan roda pemotong
5. Kerangka Mesin, memiliki gungsi fungsi untuk meletakkan komponen-komponen mesin dan batu baterai 

Langkah-langkah menggunakan mesin pembuka surat

Dengan adanya mesin pembuka surat ini dapat memudahkan karyawan dalam membuaka amplop, apalagi kalau perusahaan dalam setiap harinya memiliki banyak surat masuk untuk segera diproses. Adapun langkah-langkah pengoperasian atau penggunaan mesin pembuka surat kurang lebih adalah sebagai berikut:

1. Lelakkan  tumpukan surat (amplop) di atas baki yang telah tersedia pada mesin pembuka surat.
2. Secara otomatis mesin pembuka surat akan menyortir surat surat yang akan dibuka sesuai dengan ukuran dan beratnya.
3. Mesin pembuka surat akan bekerja secara otomatis memotong bagian pinggir sampul dari surat-surat yang akan dibuka dalam waktu yang relatif cepat.

Cara memelihara mesin pembuka surat adalah sebagai berikut :

1. Bersihkan body dan bagianbagian mesin pembuka surat sebelum dan sesudah digunakan. 
2. Bersihkan sisa potongan-potongan kertas setelah selesai menggunakan mesin pembuka surat.
3. Simpan mesin pembuka surat pada rak atau tempat yang kering.

Mesin pemotong kertas (paper cutter/guilotine)

Mesin pemotong kertas merupakan mesin yang sering kita jumpai dalam perkantoran dan pada jasa foto copy. Mesin ini digunakan untuk memudahkan karyawan dalam memotong kertas agar menjadi bermacam-macam ukuran. Hasil potongan kertas dari mesin mepotong kertas ini menjadi sangat rapi dan sama rata, sehingga apabila akan dilakukan penjilidan menjadi sangat rapi.

Ada dua macam mesin pemtong kertas, yaitu guilotine dan paper cutter. Guilotin adalah  mesin pemotong kertas yang digunakan untuk memotong rata bagian tepi dari buku, diktat, atau atau sejenisnya dan bisa memotong kertas hingga ketebalan 6 cm sekaligus. Sedangkan paper cutter merupakan mesin pemotong ketar yang bentuknya relatif lebih kecil dan digunakan untuk memotong kertas kurang lebih bisa memotong 15 lembar kertas sekaligus.

Cara kerja mesin pemotong kertas adalah sebagai berikut:

1. Kertas yang akan dipotong diletakkan di papan kertas dimana bagian yang akan dipotong diletakkan sedemikian rupa pada alat pemotong.
2. Tekan pisau potong yang berada di atas kertas hingga kertas terpotong tepat pada garis pertemuan antara mata pisau dengan alat pemotong.

Langkah-langkah menggunakan mesin pemotong kertas

1. Sebelum kertas dipotong, susunlah kertas secara rapi.
2. Buka mulut mesin pemotong kertas, caranya adalah dengan  memutar alat pemutar press ke arah kanan
3. Masukkan kertas yang akan dipotong  ke dalam  mulut mesin.
4. Tekan kertas menggunakan bagian penekan yaitu dengan cara memutar pemutar bagian penekan ke arah kiri.
5. Pasanglah besi penyiku sesuai dengan ukuran kertas yang diinginkan.
6. Dorong lengan mesin pemotong kertas kedepan hingga bagian kertas yang akan dipotong terpotong seluruhnya.

Cara memelihara mesin pemotong kertas

1. Pada permukaan mesin bersihkan dengan kain halus untu mencegah kotor dan karat.
2. Simpan mesin potong kertas pada tempat yang kering.
3. Berikan minyak pelumas secukupnya pada bagian mesin seperti pisau atau lubang-lubang pada mesin secara berkala,  agar tidak mudah berkarat dan menghindari macet
4. Asahlah pisau pemotong apabila sudah tidak tajam, caranya seperti mengasah gunting.
5. Hindari ketika memotong kertas yang ada isi st aplesnya, karena akan mengakibatkan catat pada pisau. Harus diasah kembali untuk menghilangkan cacat tersebut

Stapler remover

Stapler remover biasanya berpasangan dengan stapler. Stapler repover merupakan alat yang diguakan untuk mencabut staples dari bendelan dokumen secara cepat dengan hasil yang tetap rapi (kertas/dokumen tidak sobek). Ada beberapa model stapler remover, meskipun modelnya banyak hendaknya  pilihlah setpapler remover sesuai dengan kebutuhan.

 Langkah-langkah menggunakan stapler remover

1. Atur posisi staple remover pada kedua apitan di sisi belakang staples
2. Tarik masing-masing apitan hingga terbuka.
3. Lepas staples dari kertas

Cara memelihara stapler remover

1. Bersihkan stapler setiap saat, agar tidak mudah berkarat.
2. Simpan di tempat yang kering.

Mesin pelubang kertas (punch card machine),

Mesin pelugang kertas adalah suatu alat yang digunakan untuk melubangi yang akan dimasukkan ke dalam ordner atau snelhecter. Mesin pelubang kertas dapat juga disebut perforato. Ada tiga jenis perforator jika dilihat banyal lobang yang dihasilkan, yaitu perforator dengan satu pelubang, perforator dengan dua pelubang, dan perforator  dengan lima pelubang

Langkah-langkah menggunakan perforator

1. Ambil kertas yang akan dilobangi dengan jumlah kertas disesuaikan dengan batas batas maksimal ketebalan pada perforator
2. Lipatlah kertas paling atas menjadi dua bagian sama lebar untuk menetukan titik tengah panjang kertas yang akan dilobangi dan ratakan bagian tepi kertas.
3. Letakkan kertas pada bagian untuk menempatkan kertas sedemikian rupa dengan titik tengah sisi kertas yang akan dilobangi tepat pada penunjuk tengah pada perforator
4. Tekan penekan pada perforator dengan telapak tangan hingga kertas berlubang.

Cara memelihara mesin pelogang kertas

1. Bersihkan body perforator setiap kali setelah  digunakan.
2. Bersihkan sisa lubang kertas sehabis digunakan dengan melepas penampung pada bagian bawah perforator
3. Jangan menekan bagian penekan perforator ketika digunakan untuk melobangi kertas secara berlebihan

.Mesin penghancur dokumen (Shredder)

Mesin penghancur dokumen merupakan mesin yang wajib dimiliki oleh setiap perusahaan. Mesin ini berfungsi untuk menghancurkan dokumen yang sudah tidak terpakai agat tetap tejaga kerahasiaannya.

Langkah-langkah menggunakan mesin penghancur dokumen

1. Siapkan mesin dan dokumen yang akan dihancurkan, perhatikan terlebih dahulu kalau dokumen yang akan dihancurkan harus tidak ada staples maupun paper clip..
2. Nyalakan mesin dengan memposisikan tombol power ke posisi on/automatic
3. Masukkan dokumen kedalam mesin sesuai dengan kapasitas ketebalan dalam sekali penghancuran
4. Setelah selesai proses penghancuran dokuman tekan tombol power dalam posisi Off

Cara memelihara mesin penghancur dokumen

1. Bersikhan body mesik dan bak penampung sampah
2. Lumasi bagian pisau penghancur dengan minyak pelumas secara berkala untuk menghindari karat
3. Selalu periksa pisai penghancur untuk menghindari sisa-sisa kertas yang menyebabkan pisau tidak bisa berputar secara sempurna bahkan macet
4. Apabila bak penampung sampah  telah penuh, maka buang sampah kertas ke tempat sampah.