MESIN-MESIN KANTOR

Prosedur Penggunaan Mesin Pengolah

Dalam administrasi perkantoran yang dimaksud dengan mesin pengolah adalah mesin-mesin kantor yang digunakan untuk mengolah data atau informasi. Bisa kita sebutkan diantara mesin-mesin kantor yang termasuk mesin pengolah yaitu: mesin jumlah (adding machine), mesin hitung (calculating machine) dan komputer. Mesin jumlah yaitu mesin kantor yang digunakan untuk keperluan penjumlahan, perkalian dan pengurangan yang sifatnya masih sederhana. Mesin hitung yaitu mesin kantor yang digunakan untuk perhitungan, yaitu untuk pengurangan, pembagian, penjumlahan dan perkalian sederhana. Mesin hitung sendiri sekarang ini ada yang digunakan untuk keperluan sains dan ada pula yang digunakan untuk keperluan matematika. Pada dasarnya antara mesin jumlah dan mesin hitung memiliki fungsi yang hampir sama, meskipun secara cara pengoperasiannya agak sedikit berbeda. Mesin  mengolah data atau informasi. Pada perkembangannya hingga pada saat sekarang ini komputer digunakan untuk berbagai macam tugas yang tidak terkait dengan metematika.

Saat sekarang ini penggunaan mesin jumlah sudah jarang digunakan, karena tergantikan dengan alat/atau mesin yang lebih praktis dan lebih mudah digunakan. Untuk melakukan penjumlahan, pengurangan dan perkalian yang sifatnya sederhana sekarang ini bisa menggunakan mesin hitung yaitu kalkulator. Untuk pekerjaan terkait dengan penjumlahan yang lebih kompleks dan rumit sekarang ini bisa menggunakan komputer.

Untuk selanjutnya disini akan dibahas prosedur penggunaan mesin pengolah yaitu komputer. Secara umum komputer terbagi menjadi tiga bagian yaitu input device, central prosesing unit dan output device. Adapun prosedur penggunaan komputer adalah sebagai berikut:

Menyalakan Komputer

Perlu diketahui bahwa sebelum kita menyalakan komputer, beberapa hal yang harus mendapat perhatian adalah memastikan semua perangkat terhubung power supply dan memastikan kalau Persoal Computer (PC) sudah diinstalii Sistem Operasi. Langkah-langkah menyalakan komputer yaitu:

1. Tekan tombol ON/OFF (power) pada CPU kemudian ikuti dengan menekan tombol ON/OFF pada monitor.
2. Tunggu beberapa saat hingga proses loading selesai dan muncul jendela windows abila Operating Systemnya menggunakan Windows
3. Komputer/PC sudah siap untuk kita digunakan.

Mengopersikan Komputer

Setelah komputer menyala dan siap digunakan, maka kita siap untuk mengoperasikan komputer sesuai dengan kebutuhan. Untuk kebutuhan terkait dengan pekerjaan perkantoran biasanya dalam komputer sudah diinstall Software Microsof Office. Didalam Software Microsoft Office ini terdapat beberapa aplikasi seperti Microsoft Word yang digunakan untuk mengolaj kata, PowerPoint yang digunakan untuk membuat slide presentasi, Microsoft Excel yang digunakan untuk pengolah angka dan  Microsoft Access yang digunakan untuk pengolah data. Untuk mengoperasikan masing-masing aplikasi tersebut pada dasarnya adalah sama, yaitu diawali dengan mengakses masing-masing aplikasi yang kita butuhkan. Contoh untuk mengakses atau mengoperasikan Microsoft Word adalah: Tekant Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Word atau bisa juga untuk mengakses Microsoft Word ini dengan mengklik icon Microsoft Word pada Dekstop. Penguasaan Microsoft Office yang ditambah dengan penguasaan penggunaan Internet sudah sangat mumpuni bagi seorang karyawan untuk mengolah data atau informasi perusahaan.

Mematikan Komputer

Setelah komputer selesai dugunakan, langkah terakhir adalah mematikan komputer. Agar komputer tidak mudah rusak, maka dalam mematikan komputer ini harus mengikuti prosedur mematikan komputer yang benar. Prosedur mematikan komputer yang benar adalah sebagai berikut:

1. Pastikan semua aplikasi yang digunakan sudah ditutup semua
2. Klik menu Start apabila menggunakan Operating Sistem Windows XP atau Logo Windows apabila menggunakan Operating System Windos 7 keatas di pojok kiri bawah.
3. Klik Shutdown selanjutnya tunggu hingga komputer mati.
4. Tekan tombol ON/OFF pada Monitor dan perangkat komputer lainnya.
5. Cabut kabel power supply atau UPS (bila ada) dari stop kontak.

Demikian cara menggunakan mesin pengolah khususnya adalah penggunaan komputer sesuai dengan prosedur.