MENERAPKAN PENGGUNAAN MESIN-MESIN KANTOR

MENERAPKAN PENGGUNAAN MESIN-MESIN KANTOR (OFFICE MACHINE)

Setelah pada materi sebelumnya dibahas tentang peralatan dan perlengkapan kantor, pada kesempatan ini kita akan melanjutkan bahasan kita yaitu tentang penggunaan mesin-mesin kantor. Untuk memudahkan kita memahami materi kali ini bahasan kita akan kita bagi menjadi beberapa sub yaitu definisi mesinmesin kantor, jenis-jenis mesin kantor, prosedur pengoperasian mesin-mesin kantor dan prosedur pemeliharaan mesin-mesin kantor.

Definisi Mesin-mesin Kantor

Mesin-mesin kantor adalah segala macam jenis peralatan kantor yang digunakan untuk menunjang produktifitas pekerjaan kantor, sehingga pekerjaan bisa diselesaikan secara efektif dan efisien. Pekerjaan kantor yang dapat terbantu dengan adanya mesin-mesin kantor ini adalah menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim,  dan pekerjaan lain yang ada di dalam kantor atau yang sering disebut dengan pekerjaan tata usaha.  

Apabila dilihat dari segi tenaga penggeraknya mesin kantor terbagi menjad mesin kantor yang digerakan secara mekanik, elektrik, elektronik dan magnetik. Jika dilihat dari segi kemanfaatannya mesin kantor memilki manfaat yaitu bisa mendukung aktivitas dan pekerjaan kantor, memudahkan dan mempercepat karyawan dalam proses pengerjaan dan pelaksanaan kegiatan kantor, menghasilkan pekerjaan secara maksimal dan memuaskan dan juga bisa sebagai asset yang dimiliki oleh kantor. Jika dilihat dari untung ruginya, dengan adanya mesin kantor memiliki keuntukngan yaitu bisa mempercepat pekerjaan, menghemat biaya, waktu dan tenaga, meningkatkan ketelitian dan ketepatan, memudahkan dalam pengawasan, adanya hasil yang baik dan rapi, mengurangi rasa kebosanan karyawan dalam mengerjakan pekerjaan dan mengurangi kelelahan karyawan. Sedangkan kerugian adanya mesin kantor adalah beberapa mesin kantor memiliki biaya pengadaan dan penyusutan yang termasuk tinggi, beberapa mesin kurang fleksibel dan biaya prawatannya cukup mahal.

Jenis-jenis Mesin Kantor

Kalau kita melihat dari berbagai literasi yang ada, mesin-mesin kantor terbagi menjadi beberapa jenis. Namun demikian disini hanya akan kita bahas jenis-jenis mesin kantor berdasarkan fungsinya.

1. Mesin Penghimpun, yaitu mesin kantor yang digunakan untuk menghimpun dokumen, diantaranya adalah stapler/hect machine dan  mesin jilid/binding machine
2. Mesin Pemisah, yaitu mesin kantor yang digunakan untuk memisah dokumen, diantaranya adalah mesin pembuka surat (letter opener), mesin pemotong kertas (paper cutter/guilotine), stapler remover, mesin pelubang kertas (punch card machine), mesin penghancur dokumen (Shredder) dan asahan/rautan pensil (pencil sharpener)
3. Mesin Pengolah, yaitu mesin kantor yang digunakan untuk mengolah data atau informasi, diantaranya adalah mesin jumlah (adding machine), mesin hitung (calculating machine) dan komputer
4. Mesin Pencatat, yaitu mesin kantor yang digunakan untuk mencatat data atau informasi, diantaranya adalah mesin dikte (dictating machine), mesin tik (typewriter), mesin penomor (numbering machine), mesin pencetak perangko (franking machine), stampel (time dan date stamps), dan mesin pencatat uang kas (cash register)
5. Mesin Pengganda, yaitu mesin kantor yang digunakan untuk menggandakan dokumen, diantaranya adalah Mesin stensil (stencil duplicator), mesin stensil spiritus (spirit duplicator), mesin fotokopi, mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner) dan mesin offset
6. Pesin Pengirim, yaitu mesin kantor yang digunakan untuk mengirim data atau informsasi, diantaranya adalah Telepon dan interphone, telex, faksimile, modem, intercom, radio paging, teleprinter, telefoto, telecopier dan handy talky (HT).
7. Mesin Pengaman, yaitu mesin kantor yang digunakan untuk mengamankan data atau informasi, contohnya adalah pengaman data (data safer)
8. Mesin Penyaman, yaitu mesin yang digunakan untuk menyamankan karyawan selam melaksanakan pekerjaan kantor, diantaranya adalah kipas angin (fan). air conditioner (AC) dan tirai udara (air curtain)
9. Mesin Pengontrol, yaitu mesin kantor yang digunakan untuk mengontrol karyawan, diantaranya adalah mesin presensi dan  CCTV

Prosedur Pengoperasian Mesin-mesin Kantor

Prosedur adalah serangkaian tindakan atau operasi yang harus dijalankan dengan cara yang baku agar memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama. Prosedur pengoperasian mesin-mesin kantor adalah tidakan atau langkah-langkah pengoperasian mesin-mesin kantor dengan cara yang baku. Misalnya adalah prosedur pengoperasian mesin fotocopy, prosedur pengoperasian mesin penghancur dokumen (shraedder), prosedur pengoperasian mesin jilid dan lain sebagainya.

Prosedur Pemeliharaan Mesin-mesin Kantor

Prosedur pemeliharaan mesin-mesin kantor adalah tidakan atau langkah-langkah pemeliharaan mesin-mesin kantor dengan cara yang baku. Misalnya adalah prosedur pemeliharaan mesin fotocopy, prosedur pemeliharaan mesin penghancur dokumen (shraedder), prosedur pemeliharaan mesin jilid dan lain sebagainya.

Prosedur Pengoperasian  dan Pemeliharaan Mesin Penghimpun

Dalam prosedur pengoperasian dan pemeliharaan mesin penghimpun ini akan kita bahas yaitu prosedur pengoperasian dan pemeliharaan stapler.

Prosedur Pengoperasian dan Pemeliharaan Stapler

Stapler merupakan alat yang biasanya terbuat dari besi dimana di dalamnya terdapat isi yang disebut dengan staples.  Fungsinya adalah untuk menghimpun kertas  atau dokumen dalam jumlah tertentu agar tidak tercecer. Stapler memiliki berbagai ragam ukuran, bentuk dan warna. Biasanya stapler ini merupakan perlengkapan yang digunakan dalam pekerjaan pengelolaan arsip. Ada tiga ukuran stapler yaitu kecil, sedang dan besar. Masing-masing biasanya memiliki kode yaitu 10 dengan kemampuan menghimpun dokumen sebanyak 20 lembar, kode 3 dengan kemampuan menghimpun dokumen 30 – 75 lembar dan kode 1 dengan kemampuan menghimpun dokumen sebanyak 50 -250 lembar

Untuk prosedur pengoperasian Stapler relatif sederhana, langhah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Susun secara rapi dokumen yang akan dihimpun
2. Masukkan ujung kiri atas dokumen yang telah ditata pada stapler
3. Tekan stapler hingga dikumen yang telah ditata tadi menjadi sebuah bendelan

Prosedur pemeliharaan stapler juga cukup simpel, yaitu dengan membersihkan bodi stapler menggunakan lap halus dan mengisinya kembali dengan isi stapler (staples ) setelah isinya habis atau kosong.

Untuk selanjutnya prosedur pengoperasian dan pemeliharaan mesin lainnya akan dibahas pada materi selanjutnya.