Cara Membuat Mail Merge

Cara Membuat Mail Merge dengan Microsoft Office Word 2013

Salah satu kemampuan yang harus dimiliki oleh peserta didik pada Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran adalah membuat dokumen khususnya surat  dan amplop dengan menggunakan Mail Merge pada perangkat lunak pengolah kata (Microsoft Office Word). Pernahkah Anda membuat surat atau  melihat orang membuat surat yang ditujukan kepada banyak orang dimana alamat tujuan diketik satu demi satu?  Jika pernah apa yang anda pikirkan, begitu melelahkan bukan? Pertanyaan selanjutnya mengapa harus menguasai Mail Merge? Karena dengan menguasai Mail Merge Anda akan dapat membuat beberapa/banyak surat yang isinya sama dengan menggunakan informasi yang tersimpan dalam database. Data base ini dapat dibuat menggunakan spreedsheet (Microsoft Excel). 

Bagi beberapa orang mungkin membuat surat menggunakan Mail Merge ini terlihat sulit, namun sebenarnya membuat suarat menggunakan Mail Merge cukuplah mudah. Berikut ini akan saya sampaikan cara membuat Mail Merge dengan menggunakan Microsoft Office Word 2013 dan dengan database yang dibuat menggunakan spreedsheed  ( Microsoft Excel).

Pertama:

Buatlah dokumen (surat atau amplop) dengan menggunakan Microsoft Office Word 2013 seperti contoh di bawah ini kemudian simpan file tersebut dengan diberi nama file yang sesuai. (misal: surat undangan)

Contoh:

DOWNLOAD CONTOH SURAT UNDANGAN

Kedua

Buatlah database berisi informasi yang akan dimasukkan ke dalam surat/amplop yang telah dibuat tadi menggunakan spreedsheet (Micorsoft Excel) seperti pada contoh dibawah ini kemudian simpan file tersebut dengan diberi nama file yang sesuai. (misal: database surat undangan) 

Contoh:

DOWNLOAD CONTOH DATABASE SURAT UNDANGAN

Ketiga  

Gabungkan informasi dalam database pada file database surat undangan dengan surat yang teralh dibuat tadi mengguakan mail merge dengan langkah sebagai berikut:

Buka file Microsoft Word (surat undangan) yang telah dibuat

Klik menu MAILINGS  selanjutnya pilih Start Mail Merge selanjutnya pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard

Panel Mail Merge akan muncul (di bagian sebelah kanan) dan membimbing Anda melalui enam step (langkah utama) untuk menyelesaikan penggabungan dokumen dengan database. Namun dari 6 step tersebut paling tidak yang harus dilakukan adalah langkah 1 s.d 3 apabila surat dan databasenya telah dibuat.

Step 1. Pilih letters > Klik Next: Starting document

Step 2. Pada select starting document silahkan pilih Use the current document  selanjutnya klik Next: Select recipients

Step 3. Pilih Pilih Use an existing list > klik Browse untuk memilih file > Cari File Worksheet > OK. 

Dalam kotak dialog Mail Merge Recipients, silahkan centang atau hapus centang pada filed Data Source sesuai kebutuhan. Secara default, semua penerima harus dipilih. Setelah selesai, klik Close. Sampai di sini Anda sudah bisa memasukkan (menggabungkan) Field ke dalam surat yang sudah dibuat sebelumnya sesuai dengan letak /posisinya. Caranya: pada menu MAILINGS Klik Insert Merge Field > Klik Field yang sesuai

Keempat

Lihat hasil penggabungan dokumen (surat/amplop) dengan database, caranya Klik Review Result > Klik Panah Kiri/kanan untuk melihat Previous Record atau Next Record

Kelima

Cetak Dokumen dengan cara Klik Finish & Merge > Print Documents > Print Record (sesuai dengan kebutuhan. > OK

Catatan: Pilih All untuk mencetak semua record, Pilih Current record untuk mencetak record yang tampak pada monitor atau pilih From:     To:    untuk mecetak record tertentu secara berurutan

Selanjutnya akan muncul Panel Print, sesuaikan printer yang akan digunakan mencetak, atur page range dan yang diperlukan, akhiri dengan klik OK

Demikianlah penjelasan singkat Cara Membuat Mail Merge dengan Microsoft Office Word 2013. Untuk lebih jelasnya akan dibuatkan video tutorialnya yang bisa diakses pada waktu berikutnya.