Menganalisis Jabatan, Tugas, dan Uraian Pekerjaan pada Kegiatan Administrasi

Menganalisis Jabatan, Tugas, dan Uraian Pekerjaan pada Kegiatan Administrasi

Sebelum lebih jauh membahas tentang analisis jabatan, tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi, terlebih dahulu akan kita bahas mengenai organisasi kantor. Organisasi adalah sekumpulan orang yang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Dikatakan sekumpulan orang karena dalam sebuah oranisasi paling tidak terdiri dari dua orang atau lebih. Apabila kita lihat maka organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Terdiri dari sekelompok orang (dua orang atau lebih)
2.  Ada kerja sama
3.  Ada tujuan bersama

Organisasi kantor adalah suatu wadah dimana sekelompok orang (dua orang atau lebih) yang memiliki pemikiran dan tujuan yang sama, sehingga mereka bekerjasama untuk mencapai tujuan kantor

Prinsip Organisasi Kantor

Ada beberapa prinsip organisasi kantor agar organisasi kantor bisa berhasil dalam mencapai tujuan, diantaranya adalah: 

1. Prinsip Perumusan Tujuan
2. Prinsip Pembagian Kerja
3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang
4. Rentang Manajemen
5. Tingkat Pengawasan
6. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab
7. Koordinasi

Tujuan Organisasi

Setiap organisasi memang harus memiliki tujuan yang jelas serta berbagai hal yang akan dilakukan. Hal tersebut tertuang dalam visi dan misi organisasi. Tujuan organisasi telah dibuat sejak awal organisasi didirikan, karena berkaitan dengan pembagian tugas serta bentuk kerja sama yang akan dilakukan oleh organisasi. Dengan demikian tujuan organisasi adalah poin penting dalam mengoptimalakan sumber daya yang ada didalamnya.

Bentuk Organisasi

Bentuk organisasi biasanya dibedakan menururt strukturnya untuk membedakan satu sama lain. Berikut beberapa bentuk organisasi yang biasa kita jumpai yaitu :

1. Organisasi garis dan staf. Dalam bentuk ini terdapat dua kelompok yaitu sati kelompok yang melaksanakan tugas pokok organisasi untuk mencapai tujuan dan kelompok lain yang menjalankan pekerjaan sesuai bidang keahliannya. Sehingga pembagian tugas menjadi lebih terarah dan bukan hanya berasal dari pemimpin tertinggi organisasi
2. Organisasi garis. Bentuk organisasi ini adalah bentuk organisai yang paling sederhana biasanya dengan jumlah anggota yang sedikit, yaitu pimpinan tertinggi dan anggota lainnya yang menjalankan pekerjaan sesuai pembagian yang diberikan
3. Organisasi fungsional. Bentuk organsasi ini pimpinan sudah membuat pembagian tugas kinerja, sehingga bawahan tinggal menerima perintah atasannya dan bisa jadi menerima beberapa perintah sekaligus
4. Organisasi komite atau panitia. Bentuk organisasi ini memberikan kekuasaan tertentu serta melakukan rundingan untuk memutuskan berbagai hal berkaitan dengan kegiatan organisasi mencapai tujuannya

Jabatan dalam Organisasi

Jabatan atau kalau dalam bahasa Inggris disebut dengan occupation merupakan kedudukan seorang karyawan atau pegawai dalam struktur organisasi yang memiliki kemampuan pengetahuan, keterampilan, dan sikap bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik. Jabatan yang biasanya terdapat dalam sebuah organisasi adalah:

1. Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor
2. Manajerial
3. Staf atau Pembantu Ahli
4. Kepala Personalia atau HRD 
5. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi

Tugas dalam organisasi

Dalam sebuah organisasi terdapat berbagai macam tugas yang dilakukan oleh personil kantor diantaranya adalah:

1. Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan.
2. Penanganan telepon, pengetikan dokumen, surat menyurat secara offline maupun online
3. Memesan persediaan alat tulis kantor
4. Menyapa dan melayani klien
5. Membuat agenda kantor
6. Mengentry data perusahaan
7. Mengelola buku harian

Pengertian Analisis Jabatan

Apabila kita telaah, analisis jawabatan berasal dari dua kata yaitu analisis yang memiliki arti yaitu aktivitas berfikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen atau unsur serta kemunkinan keterkaitan fungsinya dan jabatan yang memiliki arti sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan dalam kurun waktu tertentu oleh tenaga kerja. Dari dua kata analisis dan jabatan tersebut dapat diartikan bahwa analisis jabatan merupakan aktifitas berfikir untuk menjabarkan pokok persoalan pada sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan dalam kurun waktu tertentu oleh tenaga kerja. Analisis Jabatan juga dapat diartikan merupakan suatu aktivitas yang dilakukan untuk mengumpulkan data atau informasi secara lengkap dan benar tentang jabatan yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi

Tujuan Analisis Jabatan

Analisis jabatan memiliki tujuan yaitu agar dapat disusunnya uraian tentang jabatan secara lengkap dan akurat termasuk spesifikasi jabatan dan persyaratan yang harus di penuhi oleh calon pemegang jabatan. Analisis jabatan biasanya dilakukan dalam sebuah instansi atau perusahaan sebagai langkah awal dalam proses evaluasi jabatan.

Manfaat Analisis Jabatan

Sudah barang tentu sebuah instansi atau perusahaan melakukan analisis jabatan untuk mendapatkan berbagai manfaat. Manfaat analisis jabatan diantaranya adalah:

1. Memecahkan Sebuah Masalah Tentang Kepegawaian
2. Penempatan Posisi Tenaga Kerja
3. Sebagai Sarana Promosi Jabatan
4. Penambahan Sebuah Organisasi

Langkah-langkah menganalisis jabatan:

1. Mengkaji organisasi secara menyeluruh termasuk kesesuaian tiap jabatan
2. Menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis
3. Pemilihan jabatan-jabatan yang akan dianalisis
4. Mengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentu
5. Menyiapkan uraian jabatan
6. Menyiapkan spesifikasi jabatan

Metode Mengumpulkan Informasi Analisis Jabatan

Untuk memperolah informasi analisis jabatan dapat dilakukan melalui berbagai cara. Metode yang biasanya digunakan dalam mengumpulkan informasi analisis jabatan adalah: 

1. Observasi, 
2. Wawancara, 
3. Angket.