Memahami Otomatisasi Perkantoran

Memahami Otomatisasi Perkantoran

Adanya perkembangan teknologi yang kian pesat berdampak pada berkembangnya teknologi perkantoran. Dahulu pekerjaan kantor banyak dikerjakan oleh manusia, namun saat ini pekerjaan kantor sudah mulai beralih dikerjakan oleh mesin-mesin dengan sistem otomatis. akhirnya otomatisasi perkantoranpun tak dapat lagi terelakkan.

Hakekat Otomatisasi perkantoran

Dalam bahasa Inggris otomatisasi disebut dengan automation yang memiliki persamaan kata yaitu mechanization dan computerization. Automation berarti pengguna peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga dan kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis. Sedangkan Mechanization dan computerization berarti menggunakan komputer dan menyimpan, melaksanakan atau menghasilkan dengan komputer.

Otomatisasi dapat diartikan penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja secara sistematis. Dampak adanya otomatisasi adalah pengurangan tenaga manusia, hal ini dikarenakan pekerjaan dapat digantikan dengan alat-alat mekanis maupun elektronik khususnya adalah komputer. Sedangkan yang dimaksud dengan perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (services) meliputi perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Kegiatan perkantoran sendiri mencakup pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah (word processing); penyajian (display), pengelompokan (sort), dan kalkulasi data (spreadsheet), pengelolaan database, melakukan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan (appointment), presentasi (presentation), korespondensi dan dokumentasi

Dengan demikian otomatisasi perkantoran dapat didefinisakan suatu pengalihan fungsi manual peralatan kantor menjadi fungsi otomatis. Dengan kata lain peralatan kantor yang sebelumnya menggunakan tenaga manusia digantikan menggunakan tenaga mekanis. Terlebih untuk saat sekarang ini dengan menggunakan komputer yang saling terhubung dengan fasilitas jaringan lokal.

Otomatisasi perkantoran sendiri tak bisa lepas dari teknologi perkantoran, sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi perkantoran, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis.

Manfaat Otomatisasi perkantoran

Otomatisasi kantor memiliki tujuan yaitu untuk meningkatkan produktivitas. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa diperoleh oleh sebuah perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi kantor, diantaranya yaitu:

1. Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat
2. Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar
3. Memerlukan sedikit tempat menyimpan data
4. Karyawan dapat memperbarui data secara bersamaan.

Tujuan Otomatisasi perkantoran

Otomatisasi perkantoran memiliki tujuan sebagai berikut:

1. Penggabungan penerapan tekonologi antara teknologi manual dengan teknologi mekanis
2. Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan
4. Otomatisasi kantor memudahkan antar manajer untuk bisa saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam kepentingan memecahkan masalah.
5. Adanya peningkatan komunikasi akan menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Secara lebih rinci tujuan otomatisasi perkantoran untuk masa saat ini adalah sebagai berikut:

1. Mempermoleh pendapatan yang lebih tinggi dengan biaya yang lebih murah
2. Dengan digunakannya komputer menunda penambahan tenaga pegawai akibat beban pekerjaan yang meningkat karena kemampuan komputer yang fleksibel
3. Mempermudah pemecahan masalah kolompok atau tim
4. Memberi konribusi dalam hal komunikasi antar manajer sehingga adanya otomatisasi perkantoran sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah.
5. Dapat digunakan sebagai pelengkap bukan pengganti

Otomatisasi perkantoran bukan bertarti tidak memiliki keterbatasan, tetapi otomatisasi perkantoran tidak akan dapat menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telefon dan pesan tertulis pada memo.

Jenis-Jenis Otomatisasi perkantoran

Otomatisasi terbagi menjadi 3 jenis dengan tipe-tipe yang berbeda yaitu:

1. Fixed automation
2. Programmable automation
3. Flexible automation