Memahami Teknologi Perkantoran

Memahami Teknologi Perkantoran

Α. Ρengertiαn Teknologi Ρerkαntorαn

Apabila kita melihat dan mencermati dari berbagai sumber tentang teknologi baik itu dari buku maupun media yang lain, maka akan banyak kita temukan para ahli yang mendefinisikan apa itu yang dimaksud dengan teknologi. Secara garis besar teknologi bisa diartikan sebagai sarana yang digunakan untuk kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Sedangkan Teknologi Perkantoran merupakan alat bantu manusia khususnya bagi mereka  yang bekerja di kantor dalam melakukan tugasnya. Ada beberapa tugas seorang karyawan yang bekerja di kantor dan biasanya tugas itu adalah melakukan kegiatan administrasi antara lain seperti mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor. Dari pengertian tersebut kita dapat mengetahui dan menyimpulkan bahwa teknologi perkantoran berkaitan erat dengan penggunaan peralatan dan mesin mesin atau teknologi untuk seorang karyawan kantor dalam melaksanakan perkerjaan administrasi yang dilakukan dikantor.

B. Perkembangan Teknologi perkantoran dan pengaruhnya

Kita tahu bahwa saat sekarang perkembanga Teknologi Perkantoran berjalan seiring dengan berkembangnya teknologi yang begitu pesat, baik teknologi informasi maupun teknologi komunikasi. Sebagai contoh dahulu komunikasi dalam kantor menggunakan pesawat telepon, namun sekarang meskipun telepon masih digunakan di perkantoran namun mulai tergantikan dengan komunikasi berbasis internet, apalagi pada saat pandemi Covid-19 dimana banyak kantor menerapkan WFH bagi karyawannya.. Selain itu dalam hal pencetakan dokumen bisa dicontohkan dahulu untuk mecetak dokumen kantor mengunakan mesin sheet stencil namun dengan adanya perkembangan teknologi saat sekarang untuk menggandakan dokumen kantor sudah banyak menggunakan mesin fotokopi atau mesin cetak laiinya seperti risograph dan mesin offset. Mesin tik yang dahulu digunakan untuk membuat dokumen sekarang telah tergantikan dengan alat yang lebih canggih dan multifungsi yaitu komputer. Dan masih banyak lagi contoh-contoh lain terkait dengan perkembangan teknologi perkantoran., masih banyak contoh-contoh lain yang bisa disebutkan.

Adanya perkembangan teknologi perkantoran membawa pengaruh positif dan negatif pada pekerjaan kantor, prosedur kerja dan  hasil kerja para karyawan. 

C. perlengkapan kantor

Perlengkapan kantor ialah semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Ada beberapa istilah yang terkait dengan alat/perlengkapan kantor berdasarkan jenis teknologi administrasi modern, yaitu sebagai berikut:

1. Perbekalan kantor (officesupplies) merupakan benda habis pakai dalam yang di guakan dalam pekerjaan kantor, artinya benda tersebut tidak tahan lama. Contohnya kertas HVS, kertas karbon, pita mesin tik manual dan elektroni, tinta , correction pen dan lain sebagainyasebagainya
2. Mesin-mesin kantor (office machine) merupakan peralatan kantor yang digerakkan secara mekanis maupun elektronis, digunakan untuk melaksanakan pekerjaan kantor seperti menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha. Contoh mesin-mesin kantor diantaranya adalah mesin pengganda (mesin foto kopi, mesin stensil dan mesin riso ),  cash register, mesin tik manual, mesin tik elektronik dan lain sebagainya.
3. Peralatan kantor (office appliances) merupakan alat-alat yang dipakai dalam melakukan pekerjaan tata usaha, misalnya  seperti mesin-mesin kantor dan peralatan bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK)
4. Perabot kantor (office furniture) adalah benda-benda yang ada di dalam  kantor dimana pada umumnya berbahan kayu meskipun pada perkembangannya ada pula yang berbahan logam. Perabot kantor dipergunakan untuk melaksanakan tugas-tugas di kantor. Contoh perabot kantor antara lain adalah  meja, kursi, meja resepsionis, meja biro, meja setengah biro, lemari arsip dan lain sebagainya.
5. Perabot kantor tempelan (office fixture) adalah perabot kantor  yang menempel (menjadi satu) dengan btangunan dalam kantor. Misalnya lemari atau rak yang tertananam melekat pada dinding gedung kantor.
6. Hiasan kantor (office ornament) merupakan benda-benda yang berada didalam kantor dan pada umumnya memiliki fungsi yaitu untuk menambah suasana kantor menjadi lebih indah dan menyenangkan. Contohnya seperti lukisan, foto-foto dekorasi, pot tanaman dan vas bunga.
7. Pesawat kantor merupakan semua mesin komunikasi yang digunakan sebagai alat dalam melakukan komunikasi. Contohnya seperti telpon, faksimile, aiphone/intercom, handphone dan sebagainya
8. Alat bantu peraga atau alat bantu presentasi  adalah alat-alat yang dalam kantorr, digunakan untuk membantu seseorang dalam kegiatan presentasi supaya komunikasi antara presenter dengan audience menjadi lebih lancar. Yang termasuk alat peraga ini adalah LCD Proyektor, OHP, Pointer,  Speakert aktif, televisi dan sebagainya.